केस स्टडीज: 2020 में सीएएस

जबकि 2020 कई व्यवसायों के लिए संकट का वर्ष था, लेखाकारों ने पाया कि उनकी सेवाएं तेजी से ध्यान में आईं। एक दूरस्थ दुनिया में, अधिक ग्राहकों को वितरित करने के लिए आउटसोर्स लेखांकन आसान हो जाता है; और ऐसी दुनिया में जहां व्यवसायों को अस्थायी रूप से बंद करने या किसी तरह से अपने संचालन को महत्वपूर्ण रूप से स्थानांतरित करने के लिए मजबूर किया गया है, लेखाकार खुद को एक सलाहकार की भूमिका में तेजी से प्रस्तावित किया जा रहा है।

यह सब क्लाइंट अकाउंटिंग सेवाओं के बदलते चेहरे में योगदान दे रहा है, जहां रणनीतिक सलाह बातचीत का एक बड़ा हिस्सा बन रही है। यहां, तीन फर्म उस तकनीक पर चर्चा करते हैं जो वे अपने ग्राहकों को इस साल के उथल-पुथल और बदलाव के लिए आउटसोर्स लेखांकन देने के लिए उपयोग करते हैं।

मूल्य दिखा रहा है

लेखांकन सॉफ्टवेयर: सेज इंटक

दृढ़: Antares Group

रिकॉर्ड पर: साथी फ्रैंक मैकलॉघलिन

चयन: फ्रैंक मैकलॉघलिन 15 साल से एंटारेस ग्रुप के साथ है, पहले एक अलग फर्म के साथ रहा था जो एंट्रेस में विलय कर दिया गया था, और जहां उसे सेज इंटैक का उपयोग करने का अनुभव था – फिर बस इंटैक। जब Antares पर CAS के लिए एक समाधान का चयन करने का समय आया, तो सवाल यह था कि क्या फर्म एक ऐसे प्लेटफ़ॉर्म में निवेश करना चाहती थी जो अपने खाद्य-फ्रैंचाइज़ी ग्राहकों के लिए उद्योग-विशिष्ट हो, या कुछ और व्यापक रूप से लागू हो, और फिर उसे अनुकूलित करें। “एक और उद्योग के साथ-
केंद्रित सॉफ्टवेयर, हमारे पास क्षमता पर बहुत परिभाषित सीमाएं होंगी, ”मैकलॉघलिन ने कहा। “ऋषि इंटैकैक्ट ने हमें यह सुनिश्चित करने की अनुमति दी कि हमें क्या जरूरत है, इसके बजाय कि क्या सुविधाएँ उपलब्ध थीं।

कार्यान्वयन: मैकलॉघलिन अपनी पिछली फर्म और एंटारेस दोनों के कार्यान्वयन में शामिल था। Antares में कार्यान्वयन के बारे में एक साल लगने की उम्मीद थी, सभी ने बताया कि अनुकूलन के उच्च स्तर के कारण फर्म चाहती थी।

“पिछली फर्म में, हमने कार्यान्वयन को तेज कर दिया है। हमने सोचा नहीं हो सकता है कि यह उत्पाद हमारी कितनी मदद कर सकता है। “यह केवल डिलिवरेबल्स के बारे में नहीं है, लेकिन आप ग्राहक की सेवा कितनी तेजी से कर सकते हैं। उद्योगों के भीतर, लोग बात करते हैं। हमें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता थी कि जिस उत्पाद को हमने तैनात किया है वह हमारे सभी ग्राहकों के लिए समान स्तर पर हो। सेट डेटा सेट होने से हम ऐसा कर सकते हैं। चर स्वचालन को नष्ट कर देते हैं, इसलिए हमने सुनिश्चित किया कि हमने सभी चर समाप्त कर दिए। “

मुख्य विशेषताएं: अनुकूलन के लिए सेज इंटैक्ट की क्षमता Antares में एक बड़ी पसंदीदा है, लेकिन प्लेटफ़ॉर्म का ओपन एपीआई भी कई प्रकार के उद्योग-विशिष्ट ऐप का लाभ उठाने की अनुमति देता है जो सॉफ़्टवेयर से कनेक्ट होते हैं। दूसरे, जबकि प्लेटफ़ॉर्म की विशेषताएं फ़र्म के लिए अच्छी तरह से काम करती हैं, डैशबोर्ड और रिपोर्ट एंटेर्स को स्पष्ट रूप से अपने क्लाइंट को यह दिखाने की अनुमति देते हैं कि फ़र्म उनके लिए क्या काम कर रहा है।

“मैं आपको बता सकता हूं कि मैं सबसे अच्छा लेखाकार हूं, और मुझे उस डेटा का पता चल जाएगा, लेकिन अगर मैं आपको सभी मैट्रिक्स और केपीआई दिखा सकता हूं और मैं अपनी विशेषज्ञता का लाभ उठाने जा रहा हूं, तो यह शक्ति कहां है इंटैकैक्ट वास्तव में दिखाता है, ”मैक्लाघलिन ने कहा। “बाज़ार में कुछ भी नहीं है जो डैशबोर्ड और रिपोर्टिंग क्षमताओं की तुलना करता है।”

चुनौतियां: मैक्लाघलिन ने कहा, “सबसे बड़ी चुनौती यह भी है कि हमने इंटैक को चुना।” “यह सिर्फ हमारे उद्योग के लिए नहीं बनाया गया है, और कार्यों के पीछे का विकास सिर्फ उस चीज के लिए नहीं है जिस पर हम काम कर रहे हैं – वे निर्माण उद्योग के लिए सुविधाओं का निर्माण करते हैं, या उस समय जो भी अन्य उद्योग का निर्माण कर रहे हैं।”

हालांकि, मैक्लाघलिन ने सराहना की कि एक छोटी सॉफ्टवेयर कंपनी हर विशिष्ट अनुरोध को सुनने में सक्षम हो सकती है, जो कि कार्यक्षमता के लिए एक फर्म के पास हो सकती है, सेज इंटैकक्ट के पास सेज के गहरे विकास संसाधनों का लाभ है, जिसने 2017 में कंपनी को खरीदा था।

दृढ़ विकास: “इंटेक्ट हमारी पसंद की प्रणाली है। यह हमारे द्वारा किए गए हर प्रस्ताव का हिस्सा है, ”मैक्लॉघलिन ने कहा। “यह हमें स्वचालन का निर्माण करने की अनुमति देता है, जो हमें तेजी से सब कुछ करने में सक्षम बनाता है। हर सॉफ्टवेयर के अपने फायदे और नुकसान हैं, और मुझे लगता है कि हर फर्म को यह पता लगाने की जरूरत है कि वे क्या हासिल करना चाहते हैं, खासकर इस COVID दुनिया में। वे बाज़ार में कैसे अंतर करने जा रहे हैं? हमारे लिए, अगले स्तर की रिपोर्टिंग और डैशबोर्डिंग से पता चलता है कि हम क्या जानते हैं, हम टेबल पर क्या लाते हैं। ”

क्लब के लिए निर्माण

लेखांकन सॉफ्टवेयर: ज़ीरो

दृढ़: एप्रियो क्लाउड

रिकॉर्ड पर: प्रबंध निदेशक और साझेदार ब्रूस फिलिप्स

चयन: ब्रूस फिलिप्स एप्रियो क्लाउड में समाप्त हो गया जब शीर्ष 100 फर्म एप्रियो ने उस फर्म का अधिग्रहण किया, जिसकी उन्होंने सह-स्थापना की, हर्षमैन, फिलिप्स एंड कंपनी एचपीसी, एप्रियो क्लाउड का “क्लाउड” हिस्सा बन गया, जो इस तथ्य से सक्षम है कि फर्म ने अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर के रूप में एक्सआर का इस्तेमाल किया। की पसंद। “क्लाउड में निर्मित, क्लाउड के लिए,” संदेश ज़ीरो को टालना पसंद है, फिलिप्स के साथ प्रतिध्वनित जब उसने पहली बार एक दशक पहले एक ज़ीरो उपयोगकर्ता सम्मेलन में सॉफ्टवेयर के बारे में सुना, जब बादल अभी भी एक नई अवधारणा थी।

फिलिप्स को उस समय पता था कि उसने ज़ीरो में खरीदा है कि “क्लाउड अकाउंटिंग भविष्य होने जा रहा है।” अब, एप्रियो क्लाउड फिलीपींस में कुछ बहीखाता पद्धति को आउटसोर्स करता है, वहां स्थित एक फर्म के माध्यम से जिसमें वे विलय हो गए। ज़ीरो ने इसे सक्षम किया, और न केवल अपने क्लाउड सॉफ्टवेयर के साथ – फिलिप्स ने न्यू जोसेन्डर से मुलाकात की, जिन्होंने ज़ीरो समुदाय के माध्यम से फिलीपींस में फर्म की स्थापना की।

“ज़ीरो में कोई भौगोलिक सीमा नहीं है,” उन्होंने कहा। “आप अपने ग्राहक के साथ एक खाता बही में काम कर रहे हैं।”

कार्यान्वयन: “फिर भी, कोई दिशा-निर्देश या दस्तावेज नहीं थे, इसलिए हमने यह पता लगाया कि हम साथ गए थे,” फिलिप्स ने कहा। “हमारे पास कुछ कर्मचारी थे जो ज़ीरो के साथ मिलकर काम कर रहे थे।”

यदि किसी फर्म को इसकी आवश्यकता होती है, तो अब, Xero के पास एक कार्यान्वयन टीम है।

मुख्य विशेषताएं: फिलिप्स के लिए, सबसे बड़ी हाइलाइट यह है कि Xero को क्लाउड के लिए बनाया गया है, और इसमें एक खुली API है ताकि कंपनियां प्लेटफ़ॉर्म के लिए ऐप बना सकें। फिलिप्स ने कहा, ” ओपन एपीआई इंफ्रास्ट्रक्चर का होना बहुत बड़ी बात थी। ” “मुझे नहीं पता कि कितनी कंपनियां ज़ीरो मार्केटप्लेस में हैं जो बिल पे, पेरोल रिपोर्टिंग करती हैं। इन सभी कंपनियों ने Xero के ओपन API के कारण पॉप अप किया। और मैं सबसे अच्छे नस्ल के सॉफ्टवेयर टूल ले सकता हूं और उन्हें अपने लीडर से बिना समय के और सही तरीके से जोड़ सकता हूं। “

फिलिप्स के कई ग्राहक किसी तरह से वैश्विक उद्यमी और तकनीक से संबंधित हैं। ज़ीरो की कहानी अपनी स्थापना से एक अंतर्राष्ट्रीय है, न्यूजीलैंड में स्थापित की गई थी, फिर ऑस्ट्रेलिया में स्थापित की गई थी; अब यह यूनाइटेड किंगडम, संयुक्त राज्य अमेरिका और कई अन्य देशों में संचालित होता है, और 160 मुद्राओं का समर्थन करता है।

“जब यह वास्तव में अमेरिका में अपने पैरों को मिला, तो जीरो ने पहले कभी भी किसी भी अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की तुलना में मल्टीकार्पी को बेहतर किया,” फिलिप्स ने कहा। उन्होंने कहा, “वे जीवित रहने के लिए बहुविकल्पी थे। यह आपके लिए अनुवाद के लिए लेखांकन करता है, और आप अपनी वित्तीय रिपोर्टों को विभिन्न मुद्राओं में आसानी से चला सकते हैं। ”

चुनौतियां: आरंभ में, सटीक प्रकार की रिपोर्टें करना चाहते थे, जो कि फिलिप में करना मुश्किल था, लेकिन उस समस्या को Xero बाज़ार में ऐप्स के साथ हटा दिया गया है। अब, ज़ीरो की कस्टम रिपोर्टिंग है जो पिछले कुछ वर्षों में बेहतर हुई है, फिलिप्स ने कहा।

क्लाउड इकोसिस्टम में एक अंतर्निहित समस्या, फिलिप्स ने समझाया, जब कोई अपग्रेड या सुरक्षा अद्यतन करता है, तो कनेक्शन टूट सकते हैं। फिलिप्स ने कहा कि यह मुख्य रूप से बैंक फीड और क्रेडिट कार्ड कनेक्शन के साथ होता है। कभी-कभी यह अपने आप को कनेक्शन फिर से शुरू करने या शून्य समर्थन तक पहुंचने की बात है। एपिरो क्लाउड का ज़ीरो के साथ एक महान रिश्ता है और समर्थन “कभी कोई समस्या नहीं है,” फिलिप्स ने कहा।

इच्छा सूची: यदि फिलिप्स ज़ीरो के लिए एक इच्छा बना सकता है, तो यह एक इन-बिल्ट टू-डू सूची के लिए होगा।

दृढ़ विकास: फिलिप्स ने कहा, “हमारा लक्ष्य, चाहे वह एचपीसी हो या अब एप्रियो क्लाउड, वैश्विक उद्यमियों की सेवा करना है और उनकी जीवनशैली को जीने में मदद करना है।” उन्होंने कहा, “ऐसा करने का तरीका उनकी समय पर, सही और सार्थक वित्तीय जानकारी प्रदान करके उनकी थाली से बहुत सी चीजें निकाल लेता है। ज़ीरो हमें अपेक्षाकृत सस्ते में ऐसा करने की अनुमति देता है; इसका उपयोग करना अपेक्षाकृत आसान है; यह एक महान उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस मिला है और बहुत अच्छा लग रहा है; और आम तौर पर, ग्राहक इसे पसंद करते हैं। “

फिलिप्स ने कहा कि एपिरो क्लाउड एक वर्ष में न्यूनतम 25 प्रतिशत की दर से बढ़ रहा है, जो कि ज़ीरो के सॉफ्टवेयर द्वारा सक्षम है। वह बादल को देखता है और तेजी से बढ़ता हुआ लेखा-जोखा प्रस्तुत करता है, और अग्रानुक्रम में।

“जब आप इस साल क्या हुआ, इस पर गौर करें [with the COVID-19 pandemic], जो लोग क्लाउड में नहीं थे उन्हें अंदर जाने की आवश्यकता थी। जिन लोगों ने सोचा कि वे व्यवसाय नहीं कर सकते थे, उन्होंने अपनी धुन बदल दी। हम इसका लाभ उठाने के लिए तैयार हैं, और स्पष्ट रूप से अधिक लोगों की मदद करने के लिए जो वे करना चाहते हैं। हमारे लिए इसमें एक बड़ा फायदा है, सालों से इस तरह से काम करना। ”

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क्लोउड मेनस्ट्रीम जाता है

लेखांकन सॉफ्टवेयर: QuickBooks ऑनलाइन

दृढ़: स्वचालित लेखा सेवा

रिकॉर्ड पर: संस्थापक और सीईओ मोनिक स्वानसेन

चयन: मोनिक स्वानसेन ने अपनी फर्म, स्वचालित लेखा सेवा की स्थापना 2009 में की, जब वह जिस कंपनी में काम करता था, वह अधिग्रहित हो जाती थी। वह अपने छोटे बहीखाता ग्राहकों को ले गई, जो नए पुनर्विक्रेता में दिलचस्पी नहीं रखते थे, और अपने ग्राहकों के लिए साइट पर ज्यादातर आउटसोर्स बहीखाता प्रदान करना शुरू कर दिया था।

इसके बाद, क्लाइंट विभिन्न सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे थे, मुख्यतः क्विकबुक डेस्कटॉप। लेकिन जब एक बहुत अच्छा ग्राहक दूर जा रहा था और स्वानसेन को अपने एकाउंटेंट के रूप में रखना चाहता था, तो स्वानसेन को नए विकल्पों पर विचार करना पड़ा।

“मेन्स एकाउंटिंग मेरे दिमाग में था, लेकिन मुझे यकीन नहीं था कि यह जिस तरह से मैं अभ्यास कर रहा था, वह कैसे बदल जाएगा,” स्वानसेन ने कहा। “यह बहुत अच्छा होगा कि दिन में दो से तीन ग्राहकों को ड्राइव न करें और सब कुछ प्लान करें ताकि यह दिन के हिसाब से तैयार हो सके – जो कब मिलेगा।”

यह QuickBooks का ‘ProAdvisor’ प्रोग्राम था जिसने स्वानसेन को आश्वस्त किया कि उसे वह समर्थन मिलेगा जिसकी उसे ज़रूरत थी। उसने 2013 में QBO पर अपने सभी ग्राहकों को बदल दिया।

कार्यान्वयन: ऑनलाइन के लिए संक्रमण स्वानसेन के ग्राहकों के लिए अच्छी तरह से चला गया, एक बार वे विचार के साथ बोर्ड पर चढ़ गए। हालांकि, सफलता के लिए उसका बोलबाला था, क्योंकि वह उस बिंदु पर कई वर्षों से, विभिन्न प्रणालियों के लिए सॉफ्टवेयर परामर्श कर रही थी। वह समझती थी कि सॉफ्टवेयर कैसे काम करता है – यह क्लाइंट्स से खरीद रहा था जो कि कठिन हिस्सा था। “तब वापस, 2013-14 में जब मैंने बड़ा धक्का दिया, तो क्लाउड अकाउंटिंग मुख्यधारा के रूप में नहीं थी जैसा कि अब है,” स्वानसेन ने कहा। “तो डेटा के स्वामित्व, सुरक्षा आदि के बारे में सवाल थे, जो ग्राहकों के लिए मेरे लिए उतने स्पष्ट नहीं थे जितना कि वे मेरे लिए थे। और हमें जितनी स्वतंत्रता मिलेगी – कुल स्वतंत्रता। हम एक ही समय, या कुछ और में लॉग इन नहीं कर पा रहे थे। “

मुख्य विशेषताएं: स्वानसेन के दृष्टिकोण से, खुले एपीआई और बड़े ऐप बाज़ार का मुख्य आकर्षण है। उसके ग्राहकों के दृष्टिकोण से, एक ही समय में सॉफ़्टवेयर में काम करने की क्षमता बहुत मूल्यवान है। लेकिन स्वानसेन को डेटा सुरक्षा और आपदा वसूली के विकल्प भी पसंद हैं। उसने यह भी उल्लेख किया कि क्विकबुक ऑनलाइन बहुत कम डाउनटाइम के साथ निरंतर अपडेट करता है।

QBO ने अपनी फर्म को भी अनुमति दी, जिसमें अब सात कर्मचारी शामिल हैं, जो पूरी तरह से आभासी रूप से जल्दी जाने के लिए। स्वानसन मुख्य रूप से प्रोजेक्ट-आधारित क्लाइंट्स की तरह काम करता है, जैसे निर्माण या इंजीनियरिंग व्यवसाय। QuickBooks Desktop ने ऐसे फीचर्स पेश किए जो QBO में उपलब्ध नहीं थे, जब उसने पहली बार क्लाउड सॉफ़्टवेयर को अपनाया था, जैसे कि कॉस्टिंग फ़ंक्शंस, लेकिन वह बाज़ार से ऐप के साथ अपने प्रोजेक्ट अकाउंटिंग की ज़रूरतों को पूरा करने में सक्षम था।

उदाहरण के लिए, कुछ विशेष प्रकार की रिपोर्ट बनाने के लिए, अब QBO उपयोगकर्ता टैगिंग सुविधा का उपयोग कर सकते हैं – कुछ सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट जरूरतों को संबोधित करने के मामले में वर्षों में देशी सॉफ्टवेयर में सुधार हुआ है।

इच्छा सूची: स्वानसेन राज्य द्वारा बिक्री रिपोर्ट बनाने की क्षमता को पसंद करेंगे। वर्तमान में उसे डेटा को खींचकर एक्सेल में डालना होगा। किसी भी वितरण या ई-कॉमर्स कंपनी को इसकी आवश्यकता होगी, स्वानसेन ने कहा। सामान्य तौर पर वह वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए बेहतर और व्यापक देशी विकल्प पसंद करेगी।

दृढ़ विकास: स्वानसेन ने कहा कि वह बाजार पर सबसे अच्छे ऐप और समाधान जारी रखती है। अभी, QBO अपनी जरूरतों के लिए सबसे आगे है, और उसके सभी कर्मचारी QuickBooks Online Advanced प्रमाणित हैं।

आख़िरी शब्द: “कई व्यवसाय मालिकों को लगता है कि क्विकबुक ऑनलाइन एक DIY प्रोग्राम है, और मैं उनके लिए चाहता हूं कि सोचने के बजाय वे अपना खुद का लेखा कर सकें, वे सलाह लेना चाहते हैं और शुरू से ही अपने कोने में एक पेशेवर लेखाकार पेशेवर प्राप्त करते हैं,” स्वानसेन ने कहा। “मैंने कई पूरी तरह से गड़बड़ अकाउंटिंग फ़ाइलों के साथ काम किया है, और यह एक व्यवसाय के मालिक को उनके वित्त का कोई वास्तविक ज्ञान नहीं छोड़ सकता है। ऐसा कुछ है जो मुझे लगता है कि हम सभी थोड़ा बेहतर कर सकते हैं – इन व्यवसायों को यह जानने की क्षमता दें कि वे सही उपकरण और सही एकाउंटेंट का उपयोग करके अच्छी वित्तीय मदद कर सकते हैं। “

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